كيف أراجع عن بعد؟

نشر بوساطة رهف بنت علي با وهاب في الوطن يوم 17 - 11 - 2024

اختلفت الأمور في فترة قصيرة جدا ،وأصبحت مخيفة ! إنها بداية لتحديات جديدة تعتمد على مدى تأثرك كمراجع داخليبالتغيرات الحاصلة في الفترة الحالية؟
كمراجعين داخليين كان التأثير المبدئي علينا هو الوصول إلى موقع العمل . فمن المعروف أن عملنا يعتمد كثيرا على الزيارات الميدانية للمكاتب والمصانع وحتى الاجتماعات خارج الشركة. لقد إعتدنا أن نتصافح
مع كل شخص نلتقي به ، أو نعقد جلسة عمل بسيطة في مكتب صغير أو غرفة اجتماعات لطيفة مع مجموعة او فريق من الشركة نقوم بتدقيقها، لقد تغير كل ذلك!
أول مكالمة تلقيتها بعد أزمة كورونا من هئية إصدار الشهادات التي تعاقدنا على العمل معها، فقد وضعت المتطلبات المحددة لإدارة الأحداث ،أو الظروف غير العادية، والتي تتضمن استخدام طرق التدقيق عن بعد
. إنهم يشجعون على أن يكون التدقيق عن بعد هو الخيار الأول بالنسبة لمراجعي الشهادات، لذا يتعين علينا كمراجعين داخليين استكمال التقييم لإثبات الكفاءة في استخدام أدوات عمليات المراجعة عن بعد.
هذه الأدوات هي التي يمكن أن تتم المراجعة من خلالها:
•استخدام برنامج زوم أو أي نوع من أنواع مكالمات الفيديو يمكنك إجراء، مقابلة ومشاركة الشاشة والقيام بجولة من خلاله.
•الوصول عن بعد إلى المستندات والسجلات إما عن طريق الوصول إلى ( Dropbox أو محرر مستندات جوجل أو يمكن إرسالها ببساطة عبر البريد الالكتروني.
قادني تفكيري إلى إعادة ترتيب عملية المراجعة التي جدولتها قريبا والتي لابد أن أجريها عن بعد . إنها لشركة تقع في منطقة صناعية بها حوالي خمسة موظفين فقط، لديهم مكتب ومستودع خلفي أزور عادة
هذا العميل في المكتب وأقضي بعض الوقت في التحدث إلى المدير والاستشاري وربما اثنين من الموظفين . أما في المستودع أتجول واطرح بعض الأسئلة حول العمليات المتبعة وفقا لمعيار ISO 9001 لمراجعة أنظمة إدارة الجودة .
فالتغيير الذي سأصنعه يبدأ من مرحلة التخطيط ، سأحدث خطة المراجعة بحيث تعكس الخطة والجدول الزمني لإجراء المراجعة عن بعد. ستحتاج الخطة إلى مراجعة للتأكد من أنها تعكس العملية التي أتبعها حاليا والتي أجريها عن بعد. قد لا تكون هناك حاجة لإجراء العديد من التغييرات، ولكن اعتقد بالتأكيد أنه يجب مراجعة الخطة .
بعد ذلك سأتصل بالعميل واناقش معه التغيير الذي سيحدث في خطة المراجعة والطريقة المستخدمة وأثناء النقاش، سأرسل له بريدا الكترونياً بخطة التدقيق المحدثة . من المهم حقا أن تظل على اتصال مع العميل وأن تبلغه عن أي تغييرات تحدث أولا بأول . لأنها المرة الأولى التي
يجرى فيها التدقيق عن بعد، فمن المتوقع ان يكون لدى العميل العديد من التساؤلات لفهم الخطة الجديدة ومعرفة التحديات التي قد تواجهنا.
وبما أنني متعاقد مع العميل منذ فترة طويلة فأنا على علم ودراية بنظامهم وكيف يتحكمون بمستنداتهم وسجلاتهم. لذا كل ما علي فعله هو إرسال دعوة للمدير على البريد الالكتروني تحتوي على رابط الاجتماع عبر برنامج زووم، وخلاله سوف نؤكد خطة المراجعة، وادخل أي تعديلات ضرورية بناء على التعليقات المستلمة، كما أنني سأتابع الإجراءات التي اتخذت وفقا للتعديلات ، ولا شك أن المدير سيشرح تفصيليا
كل مافي مخيلته ويطرح أسبابه، وفي هذه المرحلة لابد من تدوين جميع ملاحظات العميل ، وطلب المشاركة للأدلة والمستندات التي تدعم التغييرات الحاصلة والتي سيشاركني المدير بها عبر البريد
أو أو الوسائل السابقة الذكر. سيكتشف المراجع في هذه اللحظة أن المدير لا يزال يحتفظ بمستندات ورقية مهمة بكميات كبيرة يصعب مسحها ورفعها في حينه، فقد يكون هذا تحديا ولكن لا يزال بإمكان المراجع طلب عينة مما يحتاج إليه أو التقاط صور لها أو مسحها ضوئيا وإرسالها بالبريد الالكتروني او حتى مشاركتها مرة أخرى على الشاشة من خلال برنامج " زووم" وهو على الأرجح الخيار
الأفضل لأسباب تتعلق بأمن المعلومات . بذلك أصبحت عملية المراجعة للمكتب في المتناول مع وجود بعض التحديات التي من الممكن السيطرة عليها.
سيكون التحدي الأكبر هنا هو مراجعة المستودع حيث اعتقد أنه ما زال بإمكاني استخدام برنامج زووم ، حيث يمكن للعميل الارتباط بزوم بواسطة هاتفه المحمول أو الكمبيوتر المتنقل، ويمكننا هنا الذهاب في نزهة
في المستودع؟
يمكنهم أن يروني داخله ويمكنني ان اطرح الأسئلة ويأخذونني إلى حيث أريد.
من المؤكد انه ستكون هناك تحديات ولكنني متاكد من أننا سنواجه الكثير من المواقف الطريفة أثناء طريقتنا الجديدة في العمل وهذا أكثر ما نستمتع به أثناء عملية المراجعة.
عند الحديث عن التحديات ، من المهم دائما عند اجراء المراجعة عن بعد مراعاة إذا كان بإمكانك تحقيق هدف المراجعة الحقيقي أم لا. هذا يعني انه يمكننا تحديد ما إذا كان النظام يتوافق مع المعايير من خلال عدم التواجد في الموقع وإجراء المراجعة عن بعد؟
قد يكون من الأسهل تحقيق ذلك بالنسبة لمراجعة معايير الجودة ، ومع ذلك قد يكون اكثر صعوبة بالنسبة للصحةوالسلامة المهنية والمراجعات البيئية، ولكن هذا سيعتمد أيضا على نوع الأنشطة التي يتم إجراؤها وخطرما هيتها.
بالفعل خضت بعض التدريب في الموقع قبل بضع سنوات لشركة كانت تدور حول الطائرات دون طيار
في وسط ولاية كوينزلاند بريسبان التي تبعد مئات ومئات الكيلومترات وتصوير فيديو لخطوط الغاز
والبنية التحتية لعملائها .حيث يمكن لعملائهم بعد ذلك مشاهدة مقاطع الفيديو لتقييم ما إذا كانت هناك أي
مناطق تتطلب الصيانة او الخدمات .
يمكن اجراء عمليات المراجعة عن بعد بالاقتران مع عمليات المراجعة عن بعد مثل مراجعة المستندات او تحليل الثغرات، او أحيانا تسمى بمراجعة المرحلة الأولية . بذلك يحصل المراجع على فكرة عمل النظام وكيف يفي أو لا يفي بالمعايير التي يقوم بمراجعتها.
تجري بعض المنظمات عمليات مراجعة مثل هذه، وتشير اليها على انها عمليات مراجعة على سطح المكتب والتي ربما سمعت عنها بالفعل من خلال تنفيذ هذه المرحلة الأولية عن بعد، سيأخذ المراجع فكرة عما
يحويه النشاط التجاري فيصبح بالإمكان تحديد الثغرات المحتملة في النظام استباقيا .
اعتقد ان هذه عملية جيدةحيث يعرف من خلالها الثغرات المحتملة والأكثر خطورة، ومن ثم التخطيط لمراجعتها والبدء بتغطية المناطق عالية المخاطر أولا في عملية المراجعة .
واخيراً، عند الإبلاغ عن نتائج المراجعة عن بعد ، من المهم جدا توثيق التقرير او المواقع التي أجريت من خلالها عمليات المراجعة، ويجب ان يعكس تقرير المراجعة بالضبط ما تم اجراؤه وأين . قد يكون من المفيد أن تسجل في تقرير المراجعة المخاطر حول اجراء العمليات عن بعد.ولابد من الإشارة أيضا إلى أن النتائج تستند إلى اخذ العينات فقط ولا تتم مراجعة النظام بأكمله . هذا في الواقع موضوع آخر يحتاج إلى توسع وشرح اكثر في ظل الوضع الجديد .